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Comprendre le vocabulaire des archives

Fonds : l’ensemble des documents conservés par le service est le fonds de la commune. C’est l’équivalent d’une collection pour un musée. De manière plus générale, un fonds est un ensemble d'archives homogène : même provenance, même thème.

Cote : c’est la référence unique de chaque document, son adresse de rangement (boîte, registre, photo… ).

Délai de communicabilité : défini par la loi, il varie selon le contenu du document. A son terme, le document devient librement consultable. Exemple : 75 ans pour un registre de naissances. Voir le tableau des délais de communicabilité.

Document iconographique ou figuré : ce sont tous les documents illustrés : photographies, cartes postales, plans, affiches, dessins, gravures, cartes, etc...

Cadre de classement : c’est un canevas, identique pour toutes les Archives communales, qui classe les fonds selon leur contenu et leur date. Il est constitué de rubriques correspondant à des lettres qui forment la cote des documents.
Voir le cadre de classement des archives communales. Attention ! le cadre de classement des Archives départementales est différent : le voir ici.

Index et Thesaurus : l'index et le thesaurus sont des listes de mots utilisés pour faire des recherches.  L’index regroupe des mots de même catégorie : index de lieux, index de personnes... Un thesaurus est un ensemble de mots désignant des notions, des idées - les mots-matière – permettant de faire des recherches thématiques. Exemples : agriculture, démographie, restauration scolaire…

Global texte :(ou texte intégral ou full text) mode de recherche qui balaie tous les mots ayant servi à décrire un document. La recherche en Global Texte est la plus simple mais elle demande souvent à être affinée avec d’autres critères (index, dates…)

Périodiques : terme regroupant tous les documents à publication régulière : journaux, revues, bulletins, magazines.

Article dépouillé : article contenu dans un périodique (revue, journal) qui a été décrit individuellement pour l’intérêt de son contenu. Tous les bulletins de la Société d’Emulation de Montbéliard ont été dépouillés.